Karyawan merupakan aset dan roda penggerak bagi perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Dalam mempekerjakan karyawan, perusahaan tidak cukup hanya membutuhkan karyawan yang berkompeten dari aspek skill, namun juga dari sisi sikap mereka.
Salah satu permasalahan yang banyak ditemukan oleh perusahaan mengenai sikap negatif karyawan yakni seringnya absen tanpa keterangan atau informasi. Karyawan memang berhak untuk mengajukan izin atau absen, namun absen yang berlebihan apalagi tanpa keterangan justru akan menghambat kinerja mereka sendiri dan juga perusahaan.
Lalu, bagaimana cara mengatasi absensi karyawan yang berlebihan ini? Itulah salah satu pertanyaan yang banyak diajukan oleh tim HRD, terlebih mereka yang belum memiliki pengalaman. Jika Anda bingung bagaimana cara mengatasi absensi karyawan yang berlebihan, ikuti beberapa langkah mudah berikut ini.
1. Tanyakan Langsung
Anda bisa langsung menanyakan kepada karyawan tersebut melalui telepon atau chat, mengapai ia tidak hadir dan tidak berinisiatif memberikan kabar kepada HRD (jika memang tidak memberikan kabar)
Apabila tidak ada respons dan masih tidak hadir keesokan harinya, komunikasikan dengan atasan langsung.
Apabila karyawan yang absen tersebut sudah hadir kembali pada jam kerja, panggil ke dalam ruangan. Jangan membicarakan kesalahan karyawan di depan rekan kerja lain.
2. Cari Tahu Penyebab dan Solusinya
Bicarakan dan tanyakan secara langsung mengapa ia tidak hadir tanpa alasan yang jelas dan tidak ada pemberitahuan sebelumnya. Jangan membentak karyawan, melainkan ciptakan situasi nyaman namun tetap tegas agar ia mau terbuka.
Identifikasi jawaban dari karyawan. Misalnya saja apakah karyawan menghadapi masalah yang berat dan sulit dipecahkan sehingga mempengaruhi produktifitasnya dalam bekerja atau apakah karyawan sudah kehilangan motivasi dalam bekerja.
Jika karyawan tersebut sedang menghadapi masalah pribadi yang berat, maka sebagai HRD Anda harus berusaha tetap tenang mendengarkan keluhannya dan berikan saran jika dibutuhkan. Tekankan bahwa Anda sebagai HRD memahami permasalahan tersebut, namun karyawan tersebut juga harus tetap profesional dalam bekerja.
3. Ciptakan Budaya Disiplin
Apabila tindakan absen tersebut diulangi lagi atau berpola setiap bulan, panggil lagi karyawan tersebut. Tanyakan apakah ia masih menghadapi kendala yang sama atau mengalami permasalahan yang baru.
Minta karyawan terkait menjelaskan apa yang ia butuhkan misalnya. Jika ia memberikan jawaban yang bertele-tele dan tidak masuk akal, tegaskan bahwa ia berada dalam pengawasan HRD. Konsultasikan juga masalah ini dengan atasan langsung karyawan tersebut karena mereka yang berhak memberikan Surat Peringatan (SP) atau sanksi lainnya.
Apabila perilaku karyawan sudah berubah dan tidak lagi absen, berikan reward berupa pujian atau dengan memberikan fasilitas kerja yang sebelumnya dicabut (jika memang ada fasilitas yang sempat dicabut sebagai sanksi).
4. Kurangi Tekanan dalam Kantor
Selain tindakan langsung cara lain yang dapat Anda lakukan adalah melihat apakah suasana kerja di kantor Anda terlalu penuh tekanan. Terbukti banyak karyawan yang tak masuk cuma karena merasa terlalu stres dengan urusan kantor.
Tekanan pekerjaan merupakan salah satu penyebab stres terbesar yang dialami oleh orang dewasa. Jika hal ini terjadi pada perusahaan Anda, bukan tidak mungkin banyak karyawan merasa tidak betah, banyak mengajukan cuti atau izin bahkan mempertimbangkan untuk resign..
Untuk mengatasi hal ini, akan lebih baik jika Anda mengurangi atau lebih bagus lagi menghilangkan tekanan di kantor.
Buatlah sebuah lingkungan yang nyaman bagi para pegawai. Lakukan analisa faktor-faktor apa yang membuat tekanan di kantor. Mungkin Anda dapat memulai dari beban kerja, tantangan, deadline kerja, orang-orang toxic dalam perusahaan atau kebutuhan pengembangan diri karyawan.
Bila perlu, berikan fasilitas yang mendukung karyawan untuk berkomunikasi dengan atasan tentang masalah mereka.
5. Berikan Fasilitas Kesehatan
Cara yang terakhir adalah memberikan fasilitas kesehatan kepada para pekerja. Fasilitas ini dapat berupa program kesehatan atau peralatan olahraga. Dengan begitu perusahaan dapat menciptakan budaya yang mendukung hidup sehat.
Sebuah survei yang dilakukan oleh Aon Hewitt pada tahun 2013 kepada sekitar 800 orang karyawan dari berbagai perusahaan, menghasilkan penemuan bahwa karyawan yang menerima fasilitas kesehatan terbukti lebih produktif daripada mereka yang tidak menerima fasilitas yang sama.
Kesimpulan
Pegawai yang absen berlebihan perlu dipertanyakan alasannya. Anda harus mencari tahu apa penyebab ketidakhadirannya di kantor. Setelah itu Anda dapat mencari solusi untuk mengatasi masalah tersebut.
Hal yang terakhir yang paling penting adalah masalah menekankan kedisiplinan dalam perilaku karyawan ybs. Menemukan karyawan yang sering terlambat dan yang paling banyak terlambat adalah hal yang sulit ketika Anda menggunakan attendance management dengan sistem manual (kertas atau spreadsheet).
Akan lebih mudah jika Anda menggunakan software absensi online. Anda tidak perlu meng-input data absen ke program komputer dan menghitung jumlah kehadiran karyawan satu per satu.
Aplikasi absensi karyawan terutama yang berbasis web seperti Talenta adalah solusi terbaik untuk memproses data kehadiran. Talenta dapat melakukan absensi dari mesin fingerprint atau smartphone. Anda hanya perlu menarik data tsb. tanpa perlu ada entry data satu per satu yang risiko human error-nya tinggi.
Talenta adalah aplikasi yang membantu proses manajemen HR perusahaan. Dengan bantuan aplikasi ini, HRD bisa melihat data absensi karyawan dengan mudah dan akurat. Sehingga karyawan yang terlalu banyak absen bisa segera diberi tindakan.